Opdrachtgever: Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Waarvoor: Nederland is net als in 2004 een halfjaar lang voorzitter van de Europese Commissie. Dit betekent dat ministers en afgevaardigden uit alle EU-landen naar Nederland komen voor drie grote vergadersessies die per sessie enkele weken duren.

Opdracht voor Connexxion Taxi Services: Delegaties ophalen van Schiphol, deze volgens strikte protocollen vervoeren naar de vergaderlocatie en andere locaties en uiteindelijk weer veilig terugbrengen naar Schiphol.

Enkele eisen
: 24 uur per dag paraat staan, inzet van elektrische voertuigen, strikte naleving protocollen.


‘Operatie Stofwolk’ is in volle gang. Sjaak de Jong en Michael Kragtwijk staan met portofoon en mobiele telefoon in de hand het vervoer te regelen bij het Scheepvaartmuseum in Amsterdam. “Nu het stoetje Spanje, over één minuut Roemenië. Klaarstaan”, horen we Sjaak hard roepen. Als het stof is gaan liggen en de ministers en ambtenaren met voertuigen van Connexxion Taxi Services zijn vertrokken, is de vraag aan Sjaak voorspelbaar. Operatie Stofwolk? “Die term heeft het ministerie van Buitenlandse zaken verzonnen. Na een vergadering is het de eis dat alle 28 delegaties binnen een halfuur zijn vertrokken”, legt de assistent-manager Taxi uit. Met het vertrouwde team – dat onder meer ook het vervoer rond de Troonswisseling in 2013 heeft uitgevoerd – wordt deze klus geklaard. “Net als bij de Troonswisseling is het vervoer volgens strikte protocollen en onder begeleiding van politie-escortes.”

Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft net als in 2004 deze opdracht gegund aan Connexxion. “Maar het is nu heel anders ingericht dan destijds”, zegt Sjaak. “In 2004 gingen we bij wijze van spreken van de vergaderlocatie in Maastricht naar Groningen en weer ergens anders heen. Nu zijn alle ministeriële ontmoetingen geconcentreerd op één locatie: het Scheepvaartmuseum.” Inzet van elektrische voertuigen is ook een verandering. “Tijdens dit project heb ik geleerd om in volle accu’s te denken, in plaats van voldoende chauffeurs.”

Het is een mooie klus, maar ook uitdagend, weet Jolanda Sengers, manager National Accounts. “Gedurende het halfjaar zijn er drie grote vergadermomenten die enkele weken duren. Dan is het alle hens aan dek. Zeker omdat er onnoemelijk veel mutaties zijn, waardoor de vervoerplanning constant aangepast moet worden.” Die mutaties – omdat een delegatie eerder of later opgehaald moet worden, meer of minder voertuigen, vertrek naar een andere locatie – komen van ’s ochtends vroeg tot ’s nachts bij Jolanda binnen. “Ik coördineer dit en geef alles door aan de collega’s. Elke mutatie vergt vijf handelingen, die allemaal bevestigd moeten worden. Een spanningsveld waarin je 20 uur per dag actief bent. Het kost je wat nachtrust, maar je wilt geen fouten maken.”

Voor deze opdracht worden 76 elektrische voertuigen en 40 hybride Mercedes S-klasse ingezet. Drie hotspots zijn benoemd, die vrijwel 24 uur per dag bemand zijn: Schiphol, het Scheepvaartmuseum en de Passengers Terminal Amsterdam (PTA). “Het PTA is ons verzamelpunt, waarvandaan alle voertuigen vertrekken en weer arriveren”, zegt Sjaak. “We hebben daar vier snelladers om de voertuigen snel van elektrische energie te voorzien. Een lege PTA is trouwens indrukwekkend; het betekent dat alle voertuigen en de honderden politiemotoren in actie zijn.”

Op elke locatie staat minimaal één locatiemanager, die als schakel dient tussen de opdrachtgever en chauffeurs. “Het vereist continu snelle actie, waarbij je adequaat en soms in hectische momenten aan alle wensen moet blijven voldoen. Jolanda: “Iedereen heeft zijn eigen rol, waarbij ieder radertje echt onmisbaar is. Het past naadloos in elkaar. We hebben als team aan een half woord in interactie met elkaar genoeg. Nee, kennen we niet en ‘ja maar’ willen we ook niet horen. Het is ‘ja en gaan’. Die betrokkenheid is er bij iedereen.”

De spanning en het gebrek aan nachtrust neemt iedereen voor lief. “Samen optrekken, samen deze lastige klus klaren, dat is prachtig”, zegt Jolanda. “Iedereen in het veld is gelijk en iedereen werkt keihard.” Sjaak beaamt dat. “Ieder team binnen onze organisatie kan wel wat leren van hoe wij deze uitdaging oppakken. Ik zal niet zeggen dat we het beste team zijn, maar we komen een heel eind.”


Terug