Nieuw: Coupa

07-10-2019
Welkom op de supportpagina voor leveranciers van Transdev. Transdev streeft ernaar om op een simpele, transparante en voor beide partijen efficiënte manier met haar leveranciers samen te werken en het Purchase-to-pay (P2P) proces te verbeteren. Om die reden zijn we verheugd om te kunnen melden dat Transdev een nieuw S2P-platform aan het implementeren is met de naam "Coupa". Coupa wordt de vervanger van het huidige Basware P2P.
Source-to-Pay houdt in dat Transdev via het platform ook de mogelijkheid heeft om sourcing evenementen te lanceren en contracten te managen in hetzelfde systeem als waar de inkooporders worden aangemaakt en de facturen worden goedgekeurd voor betaling.

Coupa staat bekend als de leider in het Source-to-Pay segment, mede door hun vergaande innovaties en marktkennis. De overgang naar Coupa biedt ook meer mogelijkheden voor jou als leverancier. Naar jouw voorkeur kunnen we de volgende manieren van gegevensuitwisseling configureren:

1. Het Coupa Supplier Portal (CSP)

Het Coupa Supplier Portal (CSP) is een samenwerkingsplatform dat voor alle leveranciers van Transdev gratis te gebruiken is. Via het CSP kunnen leveranciers:
  • Volledig digitaal de inkooporders (PO) van Transdev ontvangen.
  • De ontvangst van de inkooporder bevestigen.
  • Eenvoudig digitale facturen aanmaken door de digitale PO te “flippen”, waardoor de PO en factuur altijd overeen komen.
  • Deelnemen aan sourcing evenementen en offertes insturen.
  • Realtime de status van alle orders, facturen, evenementen, offertes en betaalstatus inzien.
Na eenmalige registratie kan de leverancier alle dagelijkse transacties rondom het source-to-pay proces beheren in deze gedeelde werkomgeving. Leveranciers kunnen via het portal ook de PO’s ontvangen en bevestigen per reguliere e-mail. Ook per e-mail is het in veel gevallen mogelijk facturen eenvoudig en snel te kunnen aanmaken door de PO te “flippen”.

2. cXML

cXML is een gestandaardiseerd protocol, bedoeld voor de communicatie tussen inkoopapplicaties, e-commerce platforms en leveranciers. Met Coupa kan Transdev haar leveranciers nu de mogelijkheid bieden documenten via een cXML format uit te wisselen.

Hierdoor verschijnen de inkooporders van Transdev direct in het verkoopordersysteem van de leverancier. Facturen die de leverancier aanmaakt, worden vervolgens direct voor Transdev in het Coupa platform geladen. Hierdoor gaat geen tijd meer verloren aan het versturen en ontvangen van zulke documenten, en lopen beide partijen geen risico meer dat er inkooporders of facturen naar verkeerde e-mailsadressen worden verzonden of om een andere reden niet gelezen worden.

Met de implementatie van het Coupa platform zal Transdev het inkoopbeleid, waarin het vermelden van een door het systeem gegenereerde inkoopordernummer op alle facturen vermeld dient te worden, strenger gaan naleven. Dit betekent dat facturen zonder PO-nummer niet meer betaald kunnen worden. Dit zal in het begin mogelijk voor vertraging zorgen in de gevallen dat er geen inkoopordernummer staat vermeld, maar zal uiteindelijk leiden tot een sneller en efficiënter proces.

Wat moet ik als leverancier nu doen?

Om alle leveranciers van Transdev op de juiste manier te configureren in Coupa, hebben wij een e-mail uitgestuurd met het verzoek een vragenlijst in te vullen. De link naar deze vragenlijst is hier te vinden.

In een later stadium vind je op deze pagina meer informatie over hoe jij je als leverancier kan aanmelden, gebruik kan maken van het CSP en/of hoe een cXML verbinding gerealiseerd kan worden. Ook gaan we op 12 en 14 november webinars organiseren. De mogelijkheid om je in te schrijven volgt binnenkort.

Om leveranciers te helpen in deze verandering, heeft Transdev diverse materialen en middelen beschikbaar gesteld om je op weg te helpen. Je vindt ze onderaan deze pagina.

De eerstvolgende stap is om een account aan te maken, zodra je een uitnodiging van Transdev hebt ontvangen (te verwachten in december).

Het Coupa Support Portal (CSP) is een gebruiksvriendelijk system. Veel mensen delen de mening dat het platform erg intuïtief is. Mocht je, na het lezen van de instructieve documenten, aanvullende ondersteuning willen ontvangen met betrekking tot het opzetten van cXML, dan helpen we je graag verder. Transdev heeft een toegewijd team klaarstaan. Je kunt contact opnemen via suppliers@transdev.nl.

Ondersteuningsmateriaal Coupa

Coupa biedt standaard ondersteuningsmateriaal* voor al haar modules, waarvan sommigen voor jou als leverancier erg nuttig kunnen zijn met betrekking tot de modules die Transdev aan het implementeren is: * Transdev is niet verantwoordelijk voor de inhoud van externe websites

Nieuwsbrieven

Transdev Leveranciers Nieuwsbrief #1, verschijnt medio oktober

Coupa Survey

Ben je door Transdev gevraagd om je contactgegevens en voorkeuren aan te geven? Dan kun je dat hier doen.

Veelgestelde vragen over Coupa

Alles bekijken