Coupa is een gebruiksvriendelijke cloud-based software voor e-procurement en leveranciersamenwerking om alle inkoop- en facturatie-transacties te vergemakkelijken. Coupa wordt beschouwd als een van de drie belangrijkste eProcurement-systemen op de markt, waardoor leveranciers en klanten effectiever en veiliger kunnen samenwerken.
cXML is een gestandaardiseerd protocol bedoeld voor de communicatie tussen inkoopapplicaties, e-commerce platforms en leveranciers. Met behulp van cXML kunnen punch-outs, bestellingen en facturen automatisch uitgewisseld worden tussen systemen.
Indien jouw platform cXML ondersteunt, kunnen de volgende processen worden geautomatiseerd:
Transdev gebruiker die inlogt op je platform en daar de goederen/diensten selecteert (PunchOutSetupRequest)
Het terugbrengen van de goederen/diensten naar het bestelsysteem van Transdev (Coupa) om daar de juiste goedkeuringen en facturatiegegevens op te halen (PunchOutSetupResponse)
Versturen van een Purchase Order van Transdev (PunchOutOrderMessage)
Versturen van facturen naar Transdev (InvoiceResponse)
De Coupa Supplier Portal (CSP) is een cloudgebaseerd platform voor kopers en leveranciers om samen te werken. Leveranciers kunnen het systeem gebruiken om hun inkooporders (PO's) te bekijken, facturen te maken en in te dienen en, indien gewenst, hun catalogi met specifieke kopers te beheren. Via de portal kan de leverancier de status van al zijn transacties en betalingen controleren, zonder contact op te nemen met een afdeling crediteuren. Via het CSP, kunnen leveranciers:
Volledig digitaal de inkooporders (PO) van Transdev ontvangen;
De ontvangst van de inkooporder bevestigen
Eenvoudig digitale facturen aanmaken door de digitale PO te “flippen”, waardoor de PO en factuur altijd overeen komen;
Deelnemen aan sourcing evenementen en offertes insturen;
Realtime de status van alle orders, facturen, evenementen, offertes en betaalstatus inzien.
Log in op het Transdev Flex portaal. In het rode kader zie je het product dat je hebt besteld. Onder de naam van het product staat wat de status van je bestelling is. De opties zijn:
Actief: Het product staat actief op je OV-chipkaart
Bestelling kan worden opgehaald: De bestelling moet opgehaald worden bij een ophaalpunt (automaat, winkel, bus)
Beëindiging kan worden opgehaald: De beëindiging kan worden opgehaald bij een ophaalpunt
Inactief: Het product staat niet meer op je OV-chipkaart
Transdev streeft ernaar om op een simpele, transparante en voor beide partijen efficiënte manier met haar leveranciers samen te werken en het Purchase-to-Pay (P2P) proces te verbeteren. Het huidige systeem is verouderd en biedt niet meer de moderne mogelijkheden tot verdere digitalisering en automatisering. Om deze reden stapt Transdev over naar een nieuw Source-to-Pay (S2P) platform, genaamd Coupa.
XML staat voor eXtensible Markup Language. Met XML kunnen gegevens op een gestructureerde manier vastgelegd worden. De indeling die hierbij gebruikt wordt kan door systeem gelezen worden, waardoor bepaalde werkzaamheden geautomatiseerd kunnen worden.
In lijn met de algemene tendens naar digitalisering, wil Transdev niet langer het ontvangen van facturen via de post of PDF ondersteunen. Mocht je geen mogelijkheid hebben om facturen via cXML te versturen, of mocht je bezwaar hebben om de CSP te gebruiken en je facturen per PDF/post blijven sturen, neem dan contact op met suppliers@transdev.nl om te bespreken wat de mogelijkheden zijn.
Vergeet niet eerst je account te activeren via de link in de e-mail die je van ons ontvangt. Denk aan hoofdletters en speciale tekens die je hebt opgegeven bij het aanmaken van jouw account.
De overstap naar Coupa betekent dat Transdev en haar leveranciers samenwerken op een gedeeld platform, de Coupa Supplier Portal (CSP). Alle interacties zoals het verzenden/ontvangen van bestellingen en facturen, communicatie en informatie-updates zullen gestroomlijnd worden via de CSP.
Met behulp van bepaalde configuratiegegevens van je systeem, kan in Coupa relatief eenvoudig de cXML koppeling tot stand worden gebracht. Wanneer je in de survey hebt aangegeven dat je de mogelijk hebt een cXML koppeling te maken, zullen wij binnenkort contact opnemen om deze informatie op te halen.
Wanneer het zover is, ontvang je een e-mailuitnodiging van Coupa met een unieke link die je rechtstreeks naar de pagina brengt waar je je kunt aanmelden. Registratie omvat het maken van een wachtwoord, opzetten van je profiel en je voorkeuren voor meldingen instellen. Binnenkort wordt een CSP-handleiding op het leveranciersportal gezet.
Nee. De proef die Transdev nu uitvoert is alleen voor reizigers van 18 jaar en ouder. Dit heeft te maken met de machtiging voor doorlopende incasso van reiskosten, die alleen een meerderjarige mag afgeven.
De overgang naar Coupa vindt momenteel plaats. Begin 2020 zal het systeem volledig live zijn.
Er zijn geen kosten verbonden aan gebruik van de CSP voor leveranciers.
Als je al Flex hebt van een andere vervoerder, hoef je Transdev Flex niet aan te vragen om te kunnen reizen bij Connexxion, Hermes, Breng, Overal en OVregio IJsselmond. Je reist namelijk met NS Flex of GVB flex ook bij ons op rekening en betaalt via de andere vervoerder het reguliere tarief voor de ritten die je met ons maakt.
Voor al je vragen kun je contact opnemen met ons speciale Supplier Enablement Team via suppliers@transdev.nl.
Er is geen extra software nodig. De CSP is een cloud-gebaseerde technologie zodat u alleen toegang tot het internet en een e-mailaccount nodig hebt.
Het registratieproces duurt minder dan 5 minuten.
Wat is een digitale automatische incasso (e-mandaat)?
Via een digitale automatische incasso (e-mandaat) geef je aan ons en je bank toestemming (een machtiging) om middels automatische incasso bedragen van je rekening af te schrijven. Dit is een digitale variant voor het afgeven van een machtiging voor een doorlopende incasso, waardoor een handtekening op papier niet meer nodig is.
Waarom moet ik voor Transdev Flex een digitale automatische incasso afgeven?
Bij Transdev Flex betaal je achteraf. Er wordt maandelijks automatisch een bedrag afgeschreven van je rekening. Om dit bedrag af te kunnen schrijven, hebben we je toestemming nodig. Daarom geef je digitaal een automatische incasso af via je eigen bank. Tijdens het aanvraagproces word je doorverwezen naar de online omgeving van je bank. Mocht je voor het inloggen bij je bank een speciale inlogcode gebruiken, dan is het handig om deze bij de hand te houden terwijl je Transdev Flex bestelt.
Kan ik mijn digitale automatische incasso bij ING ook bevestigen met een QR-code of met ‘mobiel bevestigen’?
Nee, helaas ondersteunt ING voor de digitale machtiging alleen een bevestiging via de TAN-code. Voor meer informatie hierover verwijzen wij je graag door naar de klantenservice van ING.
Je ontvangt de registratie-e-mail in het Engels. Als je je eenmaal in het systeem bevindt, kun je de taal naar het Nederlands wijzigen via het pictogram onderaan elke pagina.
Achter elke rit staat een ‘Service’-knop. Als je hierop klikt, kan je de prijs doorgeven die het volgens jou had moeten zijn en aangeven wat de reden is van de aanvraag. Deze aanvraag wordt beoordeeld door onze klantenservice. Bij goedkeuring wordt het te veel betaalde bedrag gecrediteerd op de volgende factuur. Als de aanvraag wordt afgekeurd, ontvang je van ons een e-mail met een toelichting.
Je kunt meerdere gebruikers hebben. Je hebt echter een hoofd-/admin-gebruiker nodig die het registratieproces doorloopt en vervolgens nieuwe gebruikers kan toewijzen.
Elke gebruiker moet beschikken over hun eigen wachtwoord.
Op dit moment kan je op een Transdev Flex account één abonnement aanzetten cq bestellen. Wil je meerdere abonnementen bestellen? Maak dan een nieuw account aan.
Zodra je de uitnodiging van ons ontvangt, kun je de accounts samenvoegen. Je kunt ons ook hetzelfde e-mailadres sturen waarmee je al een account heeft in de CSP. We sturen de uitnodiging naar de account met dat e-mailadres. Als je ons hetzelfde e-mailadres hebt gegeven als dat je gebruikt voor een ander CSP-account, worden de accounts meteen samengevoegd.
Ja. Coupa raadt echter aan Google Chrome te gebruiken voor de beste resultaten.
Voor een goed werkende website maken wij gebruik van cookies. Door onze website te gebruiken ga je akkoord met ons cookiebeleid.
Lees meer over ons cookiebeleid.
